Opsummering
I Hadsten Hawks Basketball modtager vi ved indmelding personlige oplysninger om vores medlemmer (samt deres forældre) og vores trænere og holdledere. Det drejer sig bl.a. om navn, alder, fødselsdag og adresse – og for vores trænere og holdledere også om data, der indhentes ifm. børneattester. Derudover tager vi indimellem billeder ved vores sociale arrangementer, til kampe, o.l., som vi bruger til intern og ekstern kommunikation.
Alle disse data er nødvendige for, at vi kan fungere som klub. Men vi skal behandle dem med respekt og omtanke.
For at sikre, at alle i HSK Basketball kan vide sig sikker på, at deres data er i trygge hænder, har vi valgt at formulere en privatlivspolitik. Den finder du detaljeret beskrevet nedenfor, og den gælder fra dags dato. Da den er fuld af officielle sætninger, der kan være lidt tunge at læse, får du lige et hurtigt sammendrag af de vigtigste punkter her:
• Vi indsamler kun de oplysninger, vi har brug for, for at opfylde vores forpligtelser som forening
• Vi bruger kun de personlige oplysninger til formål, som er nødvendige for at kunne fungere som klub (holdkort, tilmelding til stævner, medlemshåndtering, tilskud fra kommunen, mv.)
• Vi sender kun billeder af medlemmer (hvor ansigter let kan genkendes) til pressen eller bruger dem på vores offentlige Facebook-side, når vi har fået samtykke til det. Fremadrettet vil vi bede om dette samtykke i forbindelse med indmelding i klubben.
• Vi sletter personlige oplysninger igen, når man ikke længere er en del af klubben.
• Du har altid mulighed for at kontakte bestyrelsen, hvis du vil begrænse brugen af dine data eller bare spørge nysgerrigt til, hvad de bliver brugt til.
Med venlig hilsen
Hadsten Hawks bestyrelse
Den dataansvarlige i Hadsten Hawks Basketball
Anders Andersen
Hadbjergvej 12
8370 Hadsten
CVR: 35786295
Telefonnr.: 30914949
Mail: apma77@oncable.dk
Website: www.hadstenhawks.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
• Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse. Ved refundering af kontingent indhentes medlemmets bankoplysninger.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Helbredsoplysninger på medlemmer på specialhold og handicaphold.
2) Oplysninger om ledere og trænere:
• Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse, fødselsdato
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankoplysninger.
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest fra trænere, øvrigt personale og ledere over 15 år.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn samt oplysninger fra politiet ved indhentning af børneattester.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke
Formålene
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder tilmelding
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser. I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling samt refundering af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af trænernes almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktiviteter samt kurser.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 15 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger I forbindelse med idrætsaktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner.
Medlemmer: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Om retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
